كيفية إنشاء ايميلات للموظفين في الشركة وأهم 6 مزايا لها

ما هي ايميلات للموظفين في الشركة؟

هل سألت نفسك كيف يتواصل الموظفين مع بعضهم البعض في المشاريع الجماعية داخل الشركة؟ وكيف يتواصلون مع عملائهم وأصحاب الشركات الأخرى؟ كيفية إنشاء ايميلات للموظفين؟

نجد أن معظم الشركات تعتمد على البريد الإلكتروني لإرسال الرسائل واستقبالها، وعندما يكون رسمي فهو بذلك يُعد مخصص لهذه الشركة فقط وليس غيرها، وبذلك نجد أن ايميلات الموظفين الرسمية هي وسيلة مرنة التي من خلالها يكون الموظف على تواصل مع زملائه في العمل وعملائه وكذلك الجهات الخارجية في نطاق وظيفته.

ويمكن إنشاء عدد لا نهائي من البريد الإلكتروني الرسمي للموظفين على الصيغة عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته. يعني أن هذا الموظف يتبع لفريق المبيعات داخل الشركة، أو يمكن استبدال اسم الفريق وكتابة اسم الموظف ليكون على الصيغة عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.، ولإتمام هذه الخدمة بسهولة يمكن الاعتماد على شركة Web limit  المتخصصة في تقديم مثل هذه الخدمات باحترافية.

مزايا إنشاء ايميلات للموظفين في الشركة

قبل أن تتعرف على كيفية إنشاء ايميلات للموظفين في الشركة إليك أهم مميزاتها بالنسبة للموظف والشركة أيضًا:

تسهيل وتسريع التواصل

تُعتبر الرسائل عبر البريد الإلكتروني هي وسيلة التواصل الأسهل والأسرع بالنسبة للموظفين في أي شركة، سواء عند التواصل مع زملائهم في العمل أو مع جهات أخرى خارج الشركة ولا تستغرق وقت أطول مقارنةً بوسائل التواصل الأخرى.

تحقيق مستوى عالي من الأمان

ميزة استخدام البريد الإلكتروني في التواصل هي الكتابة، فجميع الرسائل سوف تكون مدونة ومحفوظة داخل الإيميل الرسمي للموظف، ويمكن الرجوع إليها عند حدوث مشكلة ما في الشركة وهذا الأمر يحفظ حقوق كل من الراسل والمرسل إليه، ويساعد فيما بعد على المستوى القانوني.

زيادة مصداقية الشركة

عندما يتواصل معك أحد البنوك من خلال الإيميل الرسمي الخاص به ليطلب منك تغيير إحدى بياناتك الشخصية سوف تستجيب لذلك، ولكن إذا كانت الرسالة مرسلة من ايميل غير رسمي لن تثق بها أبدًا.

وهذا الحال ينطبق على الشركات، فعند التواصل مع العملاء أو مع الشركات الأخرى من خلال ايميل رسمي الموظف فهذا يزيد من مصداقية الشركة وثقة الآخرين بها.

قابلية التوسع

عندما تبدأ العمل في شركتك معتمدًا على نفسك فقط يمكنك استخدام بريد عادي تستقبل او ترسل من خلاله الرسائل، ولكن مع التوسع والاعتماد على عدد أكبر من الموظفين ستكون بحاجة
إلى إنشاء ايميل مخصص لكل منهم وهذا لا يمكن تنفيذه مع البريد العادي ولكن الرسمي فقط، لذلك يكون الايميل الرسمي للشركة هو الأفضل دائمًا. كيفية إنشاء ايميلات للموظفين

الملكية

إذا كنت تمتلك بريد عادي فمن حق مزود الخدمة إغلاقه لك في أي وقت، أو قد تفقده بعد نسيان كلمة المرور وهنا ستجد أمامك القليل من الخيارات لاسترجاعه مرة أخرى مما يتسبب في عدم قدرة عملائك على التواصل معك مجددًا بالإضافة إلى فقدان جميع الرسائل الترويجية التي أرسلتها.

لكن عندما تمتلك ايميل رسمي سوف يكون باسم شركتك يمكنك التحكم فيه والتعديل عليه ولا يحق لمزود الخدمة إغلاقه لأي سبب لأن ملكيته ستكون لك على الدوام.

المحافظة على هوية الشركة

في الايميل الرسمي يكون اسم الشركة مقرون دائمًا باسم الموظف، وبذلك فإن جميع الرسائل الموجهة إلى عملائك سوف تحتوي على اسم شركتك مما يحافظ على هويتها ويجعل عدد أكبر من العملاء يتذكرونها.
كيفية إنشاء ايميلات للموظفين في الشركة

أهمية الايميل الرسمي للموظفين

نحن في شركة ويب ليميت نقدم لعملائنا خدمة إنشاء عدد لا نهائي من البريد الإلكتروني الرسمي للشركات والموظفين التابعين لها لأننا نثق في أهميته للشركة والتي تتمثل فيما يلي:

• إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية التي تخص العمل.
• التواصل بين الموظفين عند توكيل أحد المشاريع الجماعية لهم.
• إنشاء المهام والتقويمات والمذكرات.
• إرسال واستقبال المرفقات والملفات بمختلف أنواعها.
• كتابة الرسائل الترويجية التي تخص منتج أو خدمة تقدمها الشركة وإرسالها عبر البريد الإلكتروني للعملاء.
• التواصل بشكل رسمي فيما بين موظفي الشركة والعملاء أو الشركاء التجاريين.
• إرسال التحديثات الداخلية في الشركة أو في إحدى خدماتها إلى العملاء.
• لماذا يجب عليك تصميم موقع إلكتروني لشركتك من الآن

كيف تحافظ على أمان الإيميل الرسمي للموظفين؟

يجب على الموظفين الحفاظ على أمان الايميل الرسمي الخاص بهم بإحدى الوسائل التالية:

• حماية الحساب بكلمات مرور قوية لا يمكن اختراقها.
• تغيير كلمة المرور الحساب بين الحين والآخر.
• عدم إرسال الرسائل التي تحتوي على معلومات أمنية من خلال البريد الإلكتروني.
• التأكد من أن البريد الإلكتروني الوارد إليك يأتي من مصادر موثوقة.
• التصدي للرسائل الإلكترونية المشبوهة وكذلك رسائل البريد العشوائي.
• احصل على نسخة احتياطية لمحتوى البريد الإلكتروني يمكن تفعيلها كيومية أو أسبوعية أو شهرية.

كيفية إنشاء ايميلات للموظفين في الشركة

يمكن لأي شخص إنشاء بريد إلكتروني، ولكن بالنسبة لشركة تقدم خدمة معينة وتسعى إلى جذب المزيد من العملاء باستمرار فهي بحاجة إلى ما يميزها عن غيرها، ولذلك لابد من إنشاء ايميل رسمي مدفوع خاص بها ولموظفيها أيضًا.

هناك العديد من الشركات الشهيرة لبيع الايميلات الرسمية الاحترافية من بينهم جوجل، ولذلك يتعين عليك أولاً شراء ايميل لشركتك من خلالهم ثم تستكمل خطوات كيفية إنشاء بريد للموظفين في الشركة كما يلي:

• أولاً سجل الدخول إلى البريد الإلكتروني الرسمي الذي يخص شركتك.
• من بين قائمة الأوامر الظاهرة أمامك اختر "Email Account".
• اضغط على إنشاء أو Create للبدء في إنشاء ايميل لأحد موظفيك.
• سوف يُطلب منك إدخال البيانات التي تخص الحساب الجديد ومنها ما يلي:
  • اسم الموظف أو الفريق التابع له في الشركة.
  • بيانات الموظف.
  • كلمة المرور التي تخص البريد الإلكتروني.
• سوف تُرسل إليك بيانات التفعيل لتأكيد الحساب ثم استخدامه.

خدمة إنشاء ايميل للموظفين من شركة Weblimit

قد تواجه صعوبة في إنشاء البريد الإلكتروني لموظفيك، لذلك تعامل مع شركة متخصصة للقيام بذلك بدلاً عنك مثل شركة Weblimit التي نجحت في تنفيذ خدمات مماثلة لعملائها السابقين تتميز بما يلي:

• إنشاء عدد لا نهائي من البريد الإلكتروني الرسمي لشركتك والموظفين.
• يكون الايميل متوافق لاستخدامه على جميع الأجهزة مثل الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية والمكتبية.
• توفير عروض جيدة وأسعار مناسبة لجميع عملاء الشركة.
• توفير دعم العملاء في حالة وجود مشكلة ما تخص البريد الإلكتروني الذي تم إنشائه.

يمكنك قراءة المزيد من التفاصيل حول خدمة إنشاء البريد الإلكتروني من قِبل الشركة وجميع الباقات التي توفرها لعملائها من هنا.

المصدر