كيفية عمل ايميل رسمي للشركة في 3 خطوات فقط

ما هو الايميل الرسمي ؟

الايميل الرسمي هو عنوان بريد إلكتروني مرتبط باسم شركة أو منظمة ويستخدم في للتواصل بين الشركة والعملاء والموظفين وشركاء العمل. وللايميل الرسمي مميزات عن الايميل التقليدي سنتعرف عليها في هذا المقال فاحرص على إكمال القراءة لتحقيق أقصى استفادة.

ما هي الصيغة الاحترافية للبريد الالكتروني الرسمي؟

هناك العديد من صيغ البريد الالكتروني الرسمي ولكن أكثرهم توصية واحترافية أيضًا هي هذه الصيغة : 

عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.

واحرص أن تبتعد عن كتابة عنوانك أو المسمى الوظيفي الحالي عند كتابة عنوان بريدك الإلكتروني. حيث أنه من الممكن أن تنتقل أو يحدث تغيير في مسماك الوظيفي عند حصولك على ترقية على سبيل المثال، مما سيجعل عنوان بريدك الإلكتروني غير مناسب ومنتهي الصلاحية.

لماذا تحتاج إلى عنوان ايميل رسمي ؟

تعتبر خدمة البريد الإلكتروني من أهم الخدمات التي تحتاج إليها في عملك لتسهيل التواصل مع الموظفين والعملاء وشركاء العمل. حيث يمثل الايميل الرسمي إضافة مميزة لكل عنصر من عناصر تواصل الشركة من موظفين ،عملاء وشركاء عمل. حيث تمكنك خدمة البريد الإلكتروني من :

• إرسال العروض الترويجية للمنتجات والخدمات التي تقدمها لعملائك وإدارة حملاتك الترويجية. 
• إرسال الفواتير وتقديم الدعم ومشاركة الأخبار مع الزبائن.
• كما تسمح لك بالتواصل مع الموظفين والمتقدمين للعمل بصورة أسهل وأكثر فاعلية حيث بإمكانك إرسال رسائل جماعية للموظفين لموافاتهم بكل جديد في الشركة.
• إرسال الشكاوى والمقترحات ،التواصل في حال وجود مشكلة ما تواجه الموظفين.
• كما يسهل إنجاز الأعمال المشتركة بين أقسام الشركة. 
• تتيح للمرشحين للعمل إرسال سيرهم الذاتية وفيديوهاتهم التعريفية تحت مسمى معين "Email subject". وهذا مما يسهل عملية الوصول إليه من قبل موظفي الموارد البشرية "HR" عن طريق ميزة البحث مما يجعل عملية المراجعة أمرًا يسيرًا.

أهمية الايميل الرسمي:

أهمية إنشاء إيميل تجاري باسم شركتك 

يعبر البريد الإلكتروني عن هويتك الرقمية وهو عنصر أساسي في تعاملاتنا الشخصية والتجارية المتعلقة بالعمل. ولذلك أصبح من الضروري أن يمتلك كل منا عنوان بريد إلكتروني خاص به -خصوصًا إذا كنا نتحدث عن شركة أو مؤسسة - ليرتكز عليه في علاقاته الاحترافية والمتعلقة بالعمل نظرًا لأهميته في نشاطك التجاري. 

ما مدى تعقيد عملية الحصول على ايميل رسمي؟

يعتبر امتلاك ايميل رسمي عملية بسيطة وغير معقدة حيث تساعدك العديد من الشركات كجوجل Google وويب ليميت Web limit وميكروسوفت Microsoft…. وغيرهم من الشركات وبأقل التكاليف.

تمنحك الشركة التحكم الكامل في بريدك الإلكتروني بالإضافة إلى المميزات الإضافية التي تحدث فرقًا بينها وبين المنافسين كالدومين "Domain"، مما يتيح إمكانية حصول كل موظف على إيميل رسمي خاص تابع للشركة وهذا يسهل التعاملات بين الموظفين وبعضهم أو الموظفين وعملاء الشركة أيضًا أيًا كان نوع التعاملات سواء مالية أو تجارية. كل هذه الخدمات وأكثر تقدمها لك شركة ويب ليميت Web Limit المتخصصة في تقديم مثل هذه الخدمات باحترافية.

ما هي أهمية انشاء بريد الكتروني رسمي لشركتك؟ 

أسباب إنشاء ايميل رسمي:

• المصداقية والعلامة التجارية :

يمثل البريد الالكتروني الرسمي واجهة أساسية لك تبرز هويتك الرقمية سواء كشركة أو موظفين حيث أنها توفر لك هوية رقمية وعلامة تجارية خاصة بشركتك بحيث يعطي انطباع احترافي وموثوق عن الشركة عوضًا عن أولئك الذين لا يمتلكون ايميلات رسمية مما يثير الشك عند العملاء ويجعلهم أكثر حذرًا من التعامل مع الشركة. كما يعطي البريد الإلكتروني الرسمي انطباعًا أن الشركة مستقرة وذات خبرة وكيان.

• الأمان الإضافي وحفظ البيانات :

تتميز خدمة البريد الالكتروني - خصوصًا لدى شركة ويب ليميت Web Limit- بالحفاظ على البيانات والرسائل حيث تقوم بعمل نسخ احتياطية من المحادثات بشكل دوري مما يضمن الحفاظ على بياناتك ويوفر أمانًا إضافيًا عن خدمات البريد الإلكتروني التقليدية. ويتميز أيضًا بمساحات تخزين كبيرة وأكثر من كافية تصل إلى 100 جيجا بايت. 

• سرعة الاستجابة للحملات الترويجية : 

إذا كنت من مستخدمي خدمة البريد الالكتروني التقليدية لعمل الحملات الإعلانية والترويجية فمن المحتمل جدًا أن تواجه مشكلة مسح الرسائل. مما يجعل من الصعب الرد على تلك الرسائل من قبل العملاء أو حتى عدم تمكنهم من قراءتها. ولكن إذا قمت بشراء ايميل رسمي فلن تتعرض إلى تلك المشكلة كما سيتمكن العملاء من الوثوق بالتعامل معك نظرًا لأنك تمثل علامة تجارية موثوقة بالنسبة لهم وبالتالي سوف يثقون في الشركة ومنتجاتها.

• الحماية من الاختراق :

تتميز خدمة الايميل الالكتروني الرسمي بالتشفير مما يجعل إمكانية اختراقها أمرًا صعبًا للغاية لذا لا تقلق أبدًا من ذلك حيث تتميز خدمة الايميل الرسمي لدينا بحصولها على شهادة التشفير SSL والتي تتميز بإنشاء اتصال مشفر لا يمكن سوى للعميل وخادم الويب رؤية البيانات التي يتم إرسالها. 

• القدرة على التوسع : 

يوما ما ستحتاج الشركة للتوسع في مؤسساتها وأقسامها المختلفة أو حتى زيادة عدد موظفيها، مما يعني أنها ستحتاج لعدد أكبر من الايميلات الرسمية. لذا توفر لك خدمة البريد الالكتروني الرسمي إمكانية التوسع  وشراء عدد أكبر من الايميلات وزيادة مساحة التخزين وغيرها من المميزات التي ستحتاجها في حالة توسع شركتك.

• ميزة الدومين : 

بإمكان أي أحد إنشاء بريد إلكتروني مجاني ولكن هذا على عكس الايميل الرسمي الذي لا يمتلكه سوى الشركات والمؤسسات المختلفة والذي يتميز بوجود دومين "Domain"  مما يسهل على العملاء الوصول إلى موقعك الإلكتروني من عنوان الايميل الرسمي، حيث أنه بمجرد إعطائك بيانات التواصل الخاصة (عنوان البريد الرسمي) لأي شركة أو مؤسسة فذلك بمثابة إعطائهم رابط موقعك الالكتروني أيضًا. كما تتيح ميزة الدومين عمل ايميلات رسمية للموظفين تابعة للشركة كما ذكرنا بالأعلى ، مما يجعل عملية التواصل أكثر احترافية وفاعلية. 

• الحماية من خطر التعامل مع رسائلك كبريد عشوائي : 

(Reduce the risk of being marked as spam)

تقوم فلاتر البريد الإلكتروني بتصفية البريد العشوائي بشكل أوتوماتيكي حيث تقوم بإرسال الرسائل المضللة والعشوائية تلقائيًا إلى مجلد البريد غير الهام أو إعادة توجيهها أو حتى نقلها إلى سلة المهملات في بعض الأحيان. وكما تعلم بإمكان أي أحد عمل بريد الكتروني مجاني بشكل سريع وسهل، وبالرغم من أن ذلك يعتبر ميزة إلا أنه عيب كبير في نفس الوقت، وذلك لأنه ملاذ سهل لمرسلي البريد العشوائي "Spammers"، مما يجعله شيء غير محبب و مشكوك فيه بالنسبة للفلاتر والقاريء أيضًا، ولذلك يعتبر البريد الالكتروني الرسمي المرتبط بدومين موقعك بمثابة ختم التوثيق عند القارئ الذي يمنحه الثقة، كما أن امتلاكك لايميل رسمي سيجعل ارتداد رسائل نشاطك التجاري أو نقلها إلى سلة المهملات بواسطة الفلاتر أمرا صعبًا.

• الدمج مع الاوتلوك "Outlook" : 

تتيح بعض الشركات كشركة ويب ليميت Web Limit خواص فريدة ومميزة بدمج برامج تكاملية تساعدك في عملك وحملاتك التجارية، حيث توفر شركة ويب ليميت Web Limit ميزة الدمج مع الاوتلوك "Outlook" التي تعمل على توفير الوقت وتحسين جودة الرسائل في الوقت ذاته، حيث تمكنك من إرسال رسائل البريد الإلكتروني الجماعية دون الحاجة إلى إرسال رسالة منفردة لكل مستلم مما يضمن أخطاء أقل ووقت أقصر. يمكنك أيضًا التأكد من أن كل مستلم يتلقى معلوماته الشخصية الصحيحة كالاسم والاهتمامات والعروض الخاصة. وهذه الميزة ستكون مفيدة جدا في إدارة الحملات الإعلانية عبر البريد الإلكتروني حيث تساعد في زيادة عدد مرات النقر والتحويل.

• الدعم الفني والتقني : 

أحيانًا ما نواجه بعض المشكلات البسيطة في استخدامنا للبريد الإلكتروني أو نحتاج للمساعدة في الوصول إلى ميزة معينة. وهنا تأتي أهمية توفر الدعم الفني والتقني لحل تلك المشكلات، فبإمكان الدعم الفني مساعدتك في حال واجهت أي مشكلة في ضبط إعدادات حسابك ، استخدام الخدمات التكاملية كالاوتلوك أو أي مشكلة أخرى من اختصاصهم.

خطوات إنشاء بريد إلكتروني رسمي : 

إن إنشاء بريد الكتروني رسمي ليس أمرًا صعبًا على الإطلاق حيث بإمكانك فقط تنفيذ الخطوات البسيطة التالية لتتمتع بكل تلك المميزات: 

1. قم بزيارة صفحة خدمات البريد الإلكتروني لشركة ويب ليميت Web Limit.
2. تصفح العروض المتاحة على الخدمة واختر ما يناسب طبيعة عملك وشركتك.
3. قم بالضغط على زر "احجز الآن" أسفل الخطة الذي اخترتها.
4. سيتم تحويلك على محادثة الشركة على واتساب حيث يمكنك التواصل وإكمال خطوات الدفع مع عميل الشركة.

لطلب استضافة مخصصة للسوق السعودى اضغط هنا

للتعرف على باقات واسعار خدمة الأيميل الرسمي للشركات

نقدم باقات متنوعة لخدمة الايميل الرسمى بأسعار تبدء من 750 جنية وكذلك مساحات تخزينية مختلفة

اضغط هنا